Was kostet Individualsoftware? Zahlen statt Vermutungen
Wer wissen will, was Individualsoftware kostet, hat meist schon mehrere Anbieterseiten hinter sich. Alle stellen die Frage in der Überschrift, kaum eine beantwortet sie. Am Ende steht ein Kontaktformular und der Hinweis, dass es auf den Umfang ankommt.
Hier stehen Zahlen: Größenordnungen aus veröffentlichten Marktdaten und die Rechenlogik dahinter.
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Bei Individualsoftware entstehen Kosten an drei Stellen. Alles Weitere ist Ableitung.
- dem Umfang der Funktionen
- der Zahl der Schnittstellen zu Bestandssystemen
- dem Zustand Ihrer vorhandenen Daten
Wer diese drei Punkte für sein Vorhaben beantwortet, kann zwei Angebote überhaupt erst vergleichen.
Einen Preis für Ihr Vorhaben finden Sie hier trotzdem nicht. Er lässt sich nicht nennen, solange die Anforderungen nicht auf dem Tisch liegen, ähnlich wie sich Baukosten vor dem Grundriss nicht beziffern lassen. Dass die Branche keine Preislisten führt, hat diesen Grund und keinen anderen.
Unser Modell: Festpreis für die erste einsatzfähige Version. Lizenzkosten pro Arbeitsplatz fallen nicht an. Der Betrieb läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
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Woraus sich die Kosten für eine Softwareentwicklung zusammensetzen
Kosten entstehen in fünf Positionen: Konzeption und Architektur, Entwicklung, Tests, Projektmanagement sowie Betrieb und Weiterentwicklung nach dem Go-live. Das reine Programmieren ist davon nur ein Teil. Wer die Posten kennt, kann zwei Angebote überhaupt erst vergleichen.
Konzeption und Softwarearchitektur
Hier entsteht der Bauplan. Die Bausteine des Systems werden gegeneinander abgegrenzt. Dazu kommen die Wahl der Technik und die Datenstrukturen, auf denen später jede Funktion aufsetzt. Umbauten am Fundament sind der teuerste Fehler, den ein Projekt machen kann.
Entwicklung
Der Bauplan wird Zeile für Zeile in Quellcode übersetzt. Dazu gehören die Geschäftslogik, die Anbindung der Datenbanken und der Aufbau der Oberflächen.
Qualitätssicherung und Tests
Der Code wird vor der Auslieferung systematisch geprüft. Tests laufen teils automatisch, teils von Hand. Sie sichern ab, dass die Anwendung auch in den Fällen läuft, an die beim Entwurf niemand gedacht hat.
Projektmanagement
Diese Position stimmt die Beteiligten ab und hält die Termine im Blick. Ein veröffentlichter Anbieterrichtwert kalkuliert 15 Prozent der Entwicklungszeit als Projektmanagement-Overhead. Erste Angebote setzen diesen Posten in der Praxis oft zu niedrig an.
Betrieb und Weiterentwicklung nach dem Go-live
Nach dem Start braucht die Anwendung Server, Hosting und laufende Updates. Dazu kommt Aufwand für die Fehlersuche und für die Anpassung an geänderte IT-Umgebungen.
Der Preis wächst nicht linear mit der Zahl der Funktionen. Schnittstellen zu Bestandssystemen und ein Rollen- und Rechtemodell wirken überproportional, weil sie fast jede weitere Maske mitbetreffen.
Dieselbe Funktion bindet in einer Anwendung mit fünf Rollen und drei Schnittstellen mehr Aufwand. Ohne beides fällt weniger an.
An dieser Stelle bricht die Frage, was Individualsoftware kostet, bei vielen Anbietern ab. Ohne klare Anforderungen fehlt jeder Position der Aufwand, mit dem man sie beziffern könnte. Erst der Umfang, dann der Preis.
Schematische Darstellung ohne Maßstab
Softwareentwickler-Stundensatz oder Festpreis: was Sie wirklich vergleichen
Ein Programmierer kostet im deutschsprachigen Raum je nach Anbieterform sehr unterschiedlich viel. Freelancer rechnen in der Software- und Webentwicklung im Median 90 Euro pro Stunde ab. Agenturen nennen für sich selbst Spannen ab 120 Euro. Hinter den beiden Zahlen stecken verschiedene Leistungsumfänge, nicht verschieden teure Stunden.
Marktdaten und Anbieterangaben im Vergleich
Wer nach Kosten für Softwareentwicklung pro Stunde sucht, findet zwei Arten von Zahlen: methodisch erhobene Marktdaten für freie Entwickler und Eigenangaben von Agenturen. Der Freelancer-Kompass 2026 legt seine Stichprobe offen, 620 Befragte aus der IT insgesamt, davon 356 aus der Software- und Webentwicklung.
Freelancer-Kompass 2026, Median nach Fachbereich
Alle Werte sind Freelancer-Sätze und keine Agentursätze.
Ohne offengelegte Erhebung
Die Agentursätze stammen aus Veröffentlichungen der Anbieter selbst.
Die Differenz im Leistungsumfang
Ein Freelancer-Satz deckt eine Person und ihre Arbeitszeit ab. In einem Agentursatz stecken zusätzlich Projektmanagement, Qualitätssicherung, die Abdeckung von Urlaub und Krankheit sowie die Übernahme durch Kollegen. Das ist kein Aufschlag auf dieselbe Leistung, sondern ein anderer Leistungsumfang.
Fällt eine Person aus, übernimmt im einen Modell jemand anderes, im anderen steht das Projekt. Wenn Sie beide Zahlen nebeneinanderlegen, vergleichen Sie zwei verschiedene Dinge.
Warum der Stundensatz nicht über das Budget entscheidet
Beide Zahlenreihen beschreiben den Preis einer Stunde. Sie sagen nichts darüber, wie viele Stunden bei Ihnen anfallen. Zwei Angebote mit gleichem Satz können im Endpreis weit auseinanderliegen. Erfahrung und Vorgehen bestimmen den Aufwand. Ein höherer Satz kann mit weniger Stunden einhergehen, ein niedrigerer mit mehr. Der Stundensatz taugt nicht als Vergleichsgröße für den Gesamtaufwand.
Genau dort setzt unsere Arbeitsweise an. Wir entwickeln KI-gestützt. Das verändert die Menge der Stunden, nicht den Preis einer Stunde. Weil wir das Ergebnis als Festpreis weitergeben und nicht pro Stunde abrechnen, landet der Effekt bei Ihnen und nicht auf unserer Rechnung.
Ein Festpreis lässt sich nur kalkulieren, wenn der Umfang vorher definiert ist. Deshalb steht bei uns ein Konzept-Sprint davor. Er klärt Funktionsumfang, Schnittstellen und Architektur und schafft damit die Grundlage, auf der ein verbindlicher Preis überhaupt möglich wird.
Was kostet Individualsoftware konkret? Größenordnungen nach Projekttyp
Veröffentlichte Anbieterangaben nennen für Individualsoftware eine Gesamtspanne im vier- bis sechsstelligen Bereich. Das sind Marktbandbreiten, keine Angebote.
Kleines Widget, ab
Einfache Webanwendung für den KMU-Einsatz, ab
Mittlere bis sehr komplexe Software, ab
Bandbreiten nach Anwendungsfall
Sortiert nach dem Zweck der Anwendung werden die Spannen enger. Die Werte stammen aus einer Anbieterangabe für den DACH-Raum. Sie reichen vom Fragebogen bis zur Anwendung in der Logistik.
Beispielkalkulation mit offenem Rechenweg
Hinter solchen Beträgen steht eine Multiplikation. Die Eingangswerte stammen als Annahmen aus derselben Quelle. Sie sind keine Kalkulation für ein bestimmtes Vorhaben. Der Stundensatz darin ist ein Durchschnitt für den DACH-Raum, kein Angebotspreis.
150 Stunden Entwicklung zu einem angenommenen Satz von 97,40 EUR ergeben 14.610 EUR. Dazu kommen 18 Stunden Projektmanagement, das entspricht einem Overhead von 15 Prozent und 1.753,20 EUR. In der Summe rund 16.400 EUR.
Rechenbeispiel einer Anbieterveröffentlichung, kein Angebot.
Fünf Beispielfälle nach steigender Komplexität
Was den Preis bewegt, sind selten die Funktionen allein. Ausschlaggebend sind die Datenlage, das Rollenmodell und die Zahl der Schnittstellen. Fünf Fälle, aufsteigend sortiert:
- 1
Report-Tool auf Bestandsdaten
Eine Datenquelle, eine feste Auswertung, kein Rollenmodell, keine Schnittstelle nach außen. Der Aufwand steckt in der Auswertungslogik, nicht in der Umgebung. Das untere Ende.
- 2
Fachanwendung auf der grünen Wiese
Eigenes Datenmodell ohne Altlasten, Login über den vorhandenen Verzeichnisdienst, klar abgegrenzter Funktionsumfang.
- 3
Excel-Ablösung
Das gewachsene Datenmodell wird übernommen, mitsamt den Sonderfällen, die bisher nur in Formeln stehen. Einzige Kategorie mit einer Fremdvergleichszahl: 10.000 bis 40.000 EUR laut derselben Anbieterveröffentlichung.
- 4
Mandantenfähige Anwendung mit Rollen-, Rechte- und Audit-Ebene
Mandantentrennung serverseitig, feingranulare Rollen, durchgehender Audit-Trail. Jede dieser drei Eigenschaften betrifft jede weitere Funktion, deshalb steigt der Preis hier überproportional.
- 5
Mehrstufiger Prüf- und Freigabeprozess mit Wertgrenzen und Schnittstellen ins Bestandssystem
Jede Stufe bringt eigene Regeln, Vertretungsfälle und Protokollierung mit, dazu kommt die Anbindung des Bestandssystems. Das obere Ende der Skala.
Was es kostet, Software entwickeln zu lassen, hängt an den Anforderungen. Ohne sie wäre jede Zahl geraten. Genau das ist der Punkt, den diese Seite der Branche vorhält, also gilt er auch für uns. Eine Spanne, die für ein Report-Tool und für einen Freigabeprozess gleichermaßen passt, sagt nichts aus.
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Dieselbe Funktionsliste kostet je nach Datenlage, Schnittstellen und Rollenmodell das Drei- bis Vierfache. Die Breite der Spannen ist kein Mangel der Darstellung, sondern das Ergebnis weniger Faktoren, die sich gegenseitig verstärken.
In 11 Fragen einordnen, wo Ihr Vorhaben auf dieser Leiter steht
Statt einer Spanne für alle bekommen Sie eine Spanne für Ihren Fall.
Was kostet es, eine App entwickeln zu lassen?
Eine mobile Anwendung ist in der Kostenlogik keine eigene Kategorie, sondern Individualsoftware mit einer zusätzlichen Plattform-Dimension. Daher die höheren Spannen. Wenn Sie eine App entwickeln lassen, liegt ein erstes Minimalprodukt bei 15.000 bis 25.000 Euro, komplexe Anwendungen beginnen ab 80.000 Euro.
Was kostet eine App-Entwicklung je nach Komplexität?
Die veröffentlichten Anbieterangaben schwanken. Dieselbe Quelle nennt an anderer Stelle eine niedrigere Staffelung: einfache Apps 5.000 bis 20.000 EUR, mittelkomplexe 20.000 bis 50.000 EUR, komplexe 50.000 bis 200.000 EUR und mehr. Die Werte taugen deshalb als Bandbreite, nicht als Punktwert.
Einfaches MVP
15.000–25.000 EUR
8–12 Wochen
Mittelkomplexe App
35.000–80.000 EUR
3–5 Monate
Komplexe Enterprise-App
ab 80.000 EUR, bis 250.000 EUR und mehr
6–12 Monate
So verteilt sich das Budget auf die Projektphasen
Der Aufwand entsteht nicht allein beim Programmieren. Dieselbe Anbieterangabe staffelt ihn nach Phasen:
- 01 Konzept und Planung 1 bis 4 Wochen 1.000 bis 5.000 EUR
- 02 Design für Oberfläche und Bedienführung 2 bis 6 Wochen 3.000 bis 10.000 EUR
- 03 Entwicklung von Frontend und Backend 8 bis 20 Wochen ab 10.000 EUR und bis über 100.000 EUR
- 04 Testing und Qualitätssicherung 2 bis 4 Wochen 2.000 bis 8.000 EUR
- 05 Launch und Store-Veröffentlichung 1 bis 2 Wochen 500 bis 2.000 EUR
Ein veröffentlichtes Kostenbeispiel rechnet eine Shop-App mit Login, Warenkorb, Katalog, Push-Nachrichten und Zahlung durch. Es nennt 7.000 EUR für Planung und Design, 35.000 EUR für die Entwicklung und 5.000 EUR für das Testing, in Summe rund 47.000 EUR.
Auch der technische Unterbau bestimmt mit, was das Programmieren einer App kostet. Eine gemeinsame Basis für beide Plattformen statt zweier nativer Apps senkt die Kosten laut Anbieterangabe um 40 bis 60 Prozent.
App-Baukästen tragen für abgegrenzte Standardfälle. Sobald Sie ein eigenes Datenmodell abbilden oder Schnittstellen zu Bestandssystemen anbinden, stoßen diese Systeme an ihre technischen Grenzen. Ab dort führt der Weg über eine Eigenentwicklung.
Unabhängig vom Entwicklungsaufwand fallen Fremdkosten für die Veröffentlichung an. Stand 6. August 2026 kostet das Apple Developer Program 99,00 USD pro Jahr, die Google Play Console 25,00 USD einmalig.
Welche Funktionen und Prozesse eine Mitarbeiter-App inhaltlich abbildet, lesen Sie unter Mitarbeiter-App entwickeln lassen.
Sieben Faktoren, die den Preis treiben
Wenn Sie die Kosten einer Softwareentwicklung berechnen wollen, reicht eine Funktionsliste nicht aus. Sieben Faktoren entscheiden darüber, wie viel Aufwand hinter derselben Liste steckt. Sie erklären, warum die Angaben dazu, was Individualsoftware kostet, so weit auseinandergehen. Jeder von ihnen lässt sich an einem Merkmal Ihres Vorhabens ablesen.
- 01
Funktionsumfang und Komplexität
Der Aufwand steigt, sobald ein Ablauf viele Verzweigungen, Ausnahmen und Sonderregeln kennt, die sich nicht als gerade Strecke abbilden lassen.
- 02
Zahl und Art der Schnittstellen zu Bestandssystemen
Der Faktor betrifft Sie, sobald die Anwendung Daten aus einem vorhandenen System lesen oder dorthin zurückschreiben soll.
- 03
Rollen- und Rechtemodell
Er greift, sobald verschiedene Nutzergruppen unterschiedlich viel sehen und bearbeiten dürfen, und er greift stärker, je feiner die Abstufung wird.
- 04
Zielplattformen
Die Frage stellt sich, sobald die Anwendung nicht nur am Arbeitsplatzrechner läuft, sondern auch auf Mobilgeräten bedient wird, etwa in Produktion, Lager oder Außendienst.
- 05
Ausgangslage der Daten
Ausschlaggebend ist, ob Sie neu aufsetzen oder eine über Jahre gewachsene Datenbasis übernehmen.
- 06
Anspruch an Oberfläche und Bedienung
Aufwand entsteht dort, wo eine Maske im Tagesgeschäft dauernd benutzt wird und jeder zusätzliche Klick Arbeitszeit bindet.
- 07
Betrieb und Weiterentwicklung nach dem Go-live
Der Posten läuft ab dem Tag mit, an dem die Anwendung produktiv arbeitet: Updates, Sicherheitspatches und Anpassungen an geänderte Abläufe.
Der fünfte Faktor wird am häufigsten unterschätzt.
Ein Neubau ohne Altlasten lässt sich kalkulieren, weil das Datenmodell frei entworfen wird. Eine gewachsene Datenbasis bringt dagegen Sonderfälle mit, die nirgends dokumentiert sind und erst beim Migrieren auffallen. Deshalb kostet dieselbe Funktionsliste in zwei Unternehmen unterschiedlich viel.
Wo Sie den Aufwand begrenzen
Drei Entscheidungen wirken auf den Aufwand, bevor die erste Zeile Code entsteht.
Die Priorisierung auf die Funktionen, die den Prozess tragen. Die Trennung von Pflicht und Komfort fällt leichter, wenn Sie den Ablauf einmal ohne Software durchgehen.
Ein klar abgegrenzter erster Ausbaustand. Klein anfangen und später ausbauen hält die Zahl der Punkte gering, an denen sich der Umfang während der Entwicklung noch verschiebt.
Die Schnittstellen. Was ein Bestandssystem liefern kann und in welchem Format, gehört vor die Architekturentscheidung. Klärt sich das erst danach, wird an bereits gebauten Teilen nachgearbeitet.
Keiner dieser Hebel senkt den Preis auf einen bestimmten Betrag. Sie verändern, welche Arbeit anfällt, und machen eine Kostenschätzung für die Softwareentwicklung überhaupt erst belastbar.
Standardsoftware vs. Individualsoftware: ab wann die Rechnung kippt
Standardsoftware ist schneller verfügbar und in der Anschaffung günstiger. Individualsoftware verursacht keine Gebühr pro Arbeitsplatz. Welche Variante über mehrere Jahre die niedrigere Summe ergibt, hängt an zwei Größen: der Nutzerzahl und der monatlichen Lizenzgebühr. Mit offengelegten Annahmen lässt sich der Punkt bestimmen, an dem die Rechnung kippt.
Wofür ein fertiges Produkt spricht
Ein fertiges Produkt deckt viele betriebliche Anforderungen ab und steht nach dem Kauf schnell zur Verfügung. Der Anbieter liefert Dokumentation und oft auch die Schulung der Anwender mit. Zu verbreiteten Systemen kommt eine Community hinzu, die bei technischen Fragen weiterhilft.
Wenn Sie die Kosten für ein ERP-System oder ein CRM-System recherchieren, treffen Sie fast durchgängig auf Lizenzmodelle, die pro Kopf und Monat abrechnen. Genau diese Zahl ist die eine Hälfte der Rechnung.
Wo die Grenzen liegen
Die Grenzen zeigen sich im laufenden Betrieb. Oberflächen und Abläufe lassen sich nur so weit anpassen, wie das System es vorsieht. Für Schnittstellen zu Ihren Bestandssystemen gilt dasselbe. Was darüber hinausgeht, kostet Customizing. Jede dieser Anpassungen muss bei einem Versionswechsel des Anbieters wiederholt werden.
Der Posten fällt damit nicht einmal an, sondern in jedem Update-Zyklus erneut. In einer Lizenzrechnung über mehrere Jahre taucht er trotzdem selten auf.
Lizenzkosten wachsen mit jedem Kopf, Entwicklungskosten nicht. Für jeden zusätzlichen Mitarbeiter kommt bei einem Lizenzmodell ein fester Monatsbetrag dazu. Der Preis einer Eigenentwicklung ändert sich dadurch nicht. Beide Kurven starten also unterschiedlich und laufen unterschiedlich steil. Wo sie sich schneiden, entscheidet die Nutzerzahl.
Mit welchen Annahmen hier gerechnet wird
Lizenzkosten Standardsoftware
50 EUR pro Nutzer und Monat
Betrachtungszeitraum
60 Monate
Nutzerzahlen im Vergleich
10, 25 und 50
Einmalige Entwicklungskosten Individualsoftware
40.000 EUR
Laufender Betrieb Individualsoftware
290 EUR pro Monat
Eigene Modellrechnung. Alle fünf Eingangswerte sind Annahmen und keine Marktdaten.
Die Werte der Standardsoftware sind Nutzerzahl mal 50 EUR mal 60 Monate. Auf der anderen Seite stehen 40.000 EUR Entwicklung plus fünf Jahre Betrieb zu je 3.480 EUR, zusammen 57.400 EUR. Im Betrieb stecken zwei Posten, die sich trennen lassen: das Hosting mit 90 EUR pro Monat und ein Support-Paket mit 200 EUR. Wer eine eigene IT hat und den zweiten Posten selbst übernimmt, rechnet nur mit dem Hosting. Die Individualseite liegt dann bei 45.400 EUR, das ist die gestrichelte Linie im Diagramm.
Unter diesen fünf Annahmen liegt der Umschlagpunkt zwischen 10 und 25 Nutzern, ohne das Support-Paket etwas darunter. Das ist keine Marktgröße, sondern das Ergebnis genau dieser Eingangswerte. Setzen Sie Ihr eigenes Lizenzangebot, Ihre Nutzerzahl und Ihren Zeitraum ein, und die Rechnung verschiebt sich entsprechend. Viele Branchentools rechnen ohnehin nicht pro Kopf ab, sondern pro Objekt, Einheit oder Umsatz. Dann ist die Zahl auf Ihrer Rechnung die belastbarere Eingangsgröße als jede Modellannahme.
Bei einem klar abgegrenzten Prozess, der ohne Vorteil im Ablauf auskommt und wenige Schnittstellen braucht, reicht ein fertiges Produkt aus. Erst wenn der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal ist oder viele Systeme daran hängen, ändert sich die Ausgangslage. Dann steht dem Lizenzbetrag pro Kopf ein Aufwand gegenüber, den die Nutzerzahl nicht mehr bewegt.
Was nach dem Go-live kostet
Was Individualsoftware kostet, entscheidet sich nicht nur bis zum Go-live. Danach laufen Wartung, Hosting und Anpassungen an geänderte Abläufe weiter. Für die Wartung nennt eine Anbieterveröffentlichung 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr. Auf den Kostenseiten der Anbieter steht dieser Posten selten.
Wartung und technische Pflege
Der Wartungsanteil deckt Sicherheitsupdates ab, dazu neue Versionen der genutzten Bibliotheken und Frameworks. Diese Updates schließen bekannte Lücken und halten die Anwendung lauffähig. Über die Betriebsjahre erreicht der Posten die Größenordnung der Anschaffung.
Auch die Umgebung ändert sich. Ein Wechsel des Betriebssystems oder ein größeres Browser-Update macht Anpassungen am Code nötig, damit die Anwendung bedienbar bleibt. Dasselbe gilt, wenn sich ein Ablauf in Ihrem Haus ändert und die Software ihn abbilden soll.
Wartung hält den erreichten Stand, Weiterentwicklung verändert ihn. Beides landet häufig in einem Budgetposten, folgt aber unterschiedlicher Planung: Die eine Position fällt ohne Ihr Zutun an, die andere entscheiden Sie Funktion für Funktion.
Hosting und Betrieb
Für das Hosting steht hier bewusst keine Spanne. Belastbare Zahlen gibt es nur projektbezogen, alles andere wäre geraten. Die Hebel lassen sich dagegen benennen: Datenmenge, nötige Rechenleistung und der Anspruch an die Verfügbarkeit. Ob Sie den Betrieb im eigenen Team führen oder abgeben, verschiebt diese Kosten zwischen Personal und Rechnung.
Sie entscheiden, wo die Anwendung läuft, auf eigener Hardware oder in einer eigenen Cloud-Umgebung. Die Datenhaltung bleibt auf Wunsch durchgehend in der EU. Wir setzen die technische Basis dafür um und liefern den Betrieb technisch DSGVO-konform aus. Die inhaltliche Ausgestaltung des Datenschutzes und das Verfahrensverzeichnis liegen bei Ihnen und Ihren Beratern.
Was nicht anfällt und was Ihnen gehört
Nutzerlizenzen fallen nicht an. Nach dem Go-live entstehen keine monatlichen Gebühren pro Arbeitsplatz, unabhängig davon, wie viele Personen mit dem System arbeiten. Die laufenden Kosten hängen an der Anwendung, nicht an der Zahl der Nutzer.
Quellcode und technische Dokumentation gehören Ihnen. Sie können den betreuenden Dienstleister damit wechseln, ohne die Anwendung neu bauen zu lassen.
Wie hoch der Wartungsanteil bei Ihnen ausfällt, hängt an der Größenordnung der Entwicklung. Die Preisspanne dafür liefert der Machbarkeits-Check in 11 Fragen.
Wie aus diesen Posten ein verbindlicher Preis wird, steht bei unserer individuellen Softwareentwicklung zum Festpreis. Dort finden Sie das Vorgehen, den technischen Stack und die Paketstruktur im Überblick.
Preisspanne ermitteln und den jährlichen Wartungsanteil daran hochrechnen
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Häufige Fragen dazu, was Individualsoftware kostet
Die Antworten fassen die Zahlen dieser Seite in Kurzform zusammen. Welche Spanne für Ihr Vorhaben gilt, hängt an den drei Kostenstellen. Der Machbarkeits-Check fragt genau diese Punkte ab.
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