Website-Relaunch: Das perfekte Briefing und Lastenheft erstellen

Der erste Schritt zu einer neuen Unternehmenswebsite beginnt lange vor der ersten Zeile Code. Wenn Sie Agenturen für Ihr neues Webdesign-Projekt anfragen, benötigen diese eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Ein umfassendes Briefing für den Website-Relaunch als PDF bündelt alle fachlichen, technischen und gestalterischen Anforderungen an das Projekt. Es dient als zentraler Leitfaden für erste Beratungsgespräche und ermöglicht es Dienstleistern, realistische Kostenvoranschläge zu erstellen.

Je präziser Sie Ihre Vorstellungen dokumentieren, desto besser greifen Konzept und Umsetzung später ineinander. Ohne ein klares Anforderungsdokument riskieren Sie Fehlkalkulationen, Missverständnisse im Projektverlauf und unvorhergesehene Zusatzkosten. Ein gut durchdachtes Dokument trennt strikt zwischen dem „Was“ (Ihre Anforderungen) und dem „Wie“ (der technischen Lösung durch die Agentur).

Warum Sie ein schriftliches Briefing für den Website-Relaunch als PDF fixieren sollten

In der frühen Projektphase kommunizieren Sie oft mit mehreren potenziellen Dienstleistern. Wenn Sie Ihre Anforderungen mündlich oder in flüchtigen E-Mails übermitteln, entstehen schnell Informationslücken. Geben Sie stattdessen ein fixes Dokument heraus, stellen Sie sicher, dass alle Agenturen auf exakt derselben Informationsbasis kalkulieren. Die Angebote werden dadurch vergleichbar.

Zudem zwingt die schriftliche Ausarbeitung interne Stakeholder dazu, sich auf gemeinsame Ziele zu einigen. Oft treten unterschiedliche Erwartungen zwischen Geschäftsführung, Vertrieb und Marketing erst dann zutage, wenn die Anforderungen verbindlich formuliert werden müssen. Das Dokument schützt Sie im späteren Projektverlauf vor dem sogenannten Scope Creep, also dem schleichenden und unkontrollierten Anwachsen des Projektumfangs.

Der ideale Aufbau für das Lastenheft beim Website-Relaunch

Der Umfang des Dokuments richtet sich nach der Komplexität Ihres Vorhabens. Eine reine Unternehmenspräsentation benötigt weniger technische Spezifikationen als eine Plattform mit Kundenportal und E-Commerce-Anbindung. Dennoch existiert ein bewährter Raster, an dem Sie sich orientieren können, wenn Sie den Aufbau für ein Lastenheft beim Website-Relaunch planen.

1. Unternehmensprofil und Zielgruppen

Ihre neue Website muss die Werte Ihres Unternehmens transportieren. Starten Sie das Dokument daher mit einer knappen Einführung zu Ihrer Marktpositionierung, den Kernbotschaften und den angebotenen Dienstleistungen oder Produkten. Erklären Sie, ob Sie im B2B- oder B2C-Umfeld agieren.

Definieren Sie anschließend die Zielgruppen so spitz wie möglich. Richten Sie sich primär an Neukunden, sollen Fachkräfte für das Recruiting angesprochen werden oder dient die Seite als Informationsquelle für bestehende Partner? Wenn Sie bereits Buyer Personas entwickelt haben, hängen Sie diese dem Dokument an. Je besser die Agentur Ihre Nutzer versteht, desto gezielter kann sie die Informationsarchitektur darauf abstimmen.

2. Ist-Zustand und Bestandsdaten

Um den Aufwand für eine Datenmigration oder den Erhalt von Sichtbarkeit in Suchmaschinen einzuschätzen, benötigt der Dienstleister tiefe Einblicke in Ihr aktuelles System. Beschreiben Sie die bestehende technische Infrastruktur, das genutzte Content-Management-System und aktuelle Hosting-Bedingungen. Offenheit zahlt sich hier aus.

Stellen Sie im Idealfall folgende Daten tabellarisch bereit oder gewähren Sie Leserechte für entsprechende Tools:

• Eine vollständige Liste aller bestehenden URLs.
• Zugriff auf Analyse-Tools wie Google Analytics, um gut funktionierende Bereiche zu identifizieren.
• Exporte der relevanten Suchbegriffe und Verlinkungen.
• Eine Übersicht bisher genutzter Tracking-Systeme und strukturierter Daten.

Diese Transparenz verhindert, dass bestehende Rankings beim Livegang der neuen Seite abbrechen, weil wichtige Inhalte oder Weiterleitungen übersehen wurden.

3. Soll-Zustand und funktionale Anforderungen

In diesem Abschnitt formulieren Sie, welche Funktionen die neue Website zwingend aufweisen muss. Vermeiden Sie technische Lösungswege vorzugeben. Beschreiben Sie stattdessen die gewünschte Funktion aus Nutzersicht. Benötigen Sie ein intelligentes Suchsystem mit Filterfunktionen? Soll es einen geschützten Login-Bereich für Händler geben? Werden Schnittstellen zu einem externen CRM-System oder zu Marktplätzen vorausgesetzt?

Auch Aspekte der Barrierefreiheit gehören in diesen Bereich. Wenn die Seite für Menschen mit Einschränkungen zugänglich sein soll, fordern Sie eine Optimierung nach den Richtlinien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) ein. Definieren Sie zudem Ihre Anforderungen an die Mehrsprachigkeit: Werden Inhalte eins zu eins übersetzt oder existieren länderspezifische Seitenstrukturen?

4. Design, Inhalte und SEO-Ziele

Klären Sie, in welchem Umfang Inhalte übernommen, überarbeitet oder neu erstellt werden. Liegt ein aktuelles Corporate-Design-Manual vor, das strikt eingehalten werden muss, oder wünschen Sie sich einen völlig neuen visuellen Auftritt? Legen Sie fest, wer für die Texterstellung und die Beschaffung von Bildmaterial verantwortlich ist.

Zudem müssen Sie konkrete Ziele für die neue Präsenz definieren. Setzen Sie auf messbare Kriterien. Statt einer „schnelleren Seite“ fordern Sie konkrete Ladezeiten. Statt „mehr Sichtbarkeit“ definieren Sie, welche Kernthemen in den Suchmaschinen fokussiert werden sollen. Übergeben Sie eine klare Priorisierung, welche Conversions (etwa Newsletter-Anmeldungen, Käufe oder Kontaktanfragen) im Zentrum stehen.

Die Rolle der Redakteure im neuen System

Ein oft vergessener Punkt bei der Projektplanung ist die spätere Inhalts-Pflege durch Ihre eigenen Mitarbeiter. Das beste Content-Management-System verfehlt seinen Zweck, wenn das interne Team nicht effizient damit arbeiten kann.

Beschreiben Sie, wie viele Personen später Inhalte aktualisieren werden. Benötigen Sie ein komplexes Rechte- und Rollenkonzept, bei dem externe Autoren Texte einstellen, aber nur der Chefredakteur diese publizieren darf? Sollen Inhalte zeitgesteuert veröffentlicht werden? Die Anforderungen an das Backend beeinflussen die technische Umsetzung maßgeblich und sollten daher frühzeitig formuliert werden.

Externe Unterstützung für die Konzeptphase heranziehen

Nicht in jedem Unternehmen ist die Expertise vorhanden, um ein tiefgreifendes technisches Anforderungsdokument intern zu verfassen. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen das Wissen zur Definition von Serverarchitekturen, Schnittstellen oder Datenmodellen fehlt, lohnt sich die Auslagerung der Konzeptionsphase.

Viele Webagenturen bieten an, das Konzept in gemeinsamen Workshops und Sprint-Prozessen zu erarbeiten. Dabei bringen die Dienstleister ihre Best Practices ein und helfen Ihnen, realistische Prioritäten zu setzen. Das Ergebnis dieser Vorarbeit ist ein professionelles Konzept, mit dem Sie anschließend den Umsetzungsauftrag vergeben können. Diese Vorabinvestition schützt Sie davor, Budgets für Funktionen einzuplanen, die Ihre Zielgruppe am Ende gar nicht nutzt.

Den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung legen

Das sauber ausgearbeitete Dokument bildet den Startschuss für die Implementierungsphase und strukturiert den weiteren Ablauf beim Website-Relaunch. Sobald alle Anforderungen geklärt sind, antwortet die Agentur in der Regel mit einem Pflichtenheft. Darin wird konkret festgehalten, mit welchen technologischen Ansätzen und in welchen Projektschritten Ihre Anforderungen realisiert werden. Investieren Sie ausreichend Zeit in diese frühe Vorbereitungsphase, um eine belastbare Basis für die gesamte Zusammenarbeit zu schaffen.

Häufige Fragen zur Vorbereitung Ihres Webprojekts

Um die Konzeption effizient zu starten, finden Sie hier Antworten auf die wichtigsten organisatorischen Fragen rund um die Anforderungsdefinition.

Welche Dateiformate eignen sich für die Übergabe an Dienstleister?

Nutzen Sie für den finalen Versand geschlossene Dokumentformate, die nicht versehentlich verändert werden können. Eine reine Textdatei oder E-Mail ist unübersichtlich. Tabellen mit URL-Strukturen übergeben Sie am besten als durchsuchbare Tabellendokumente, während die textlichen Anforderungen fest im Hauptdokument verankert sind.

Muss ich im Vorfeld das genaue Content-Management-System festlegen?

Nein, das ist nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie keine strikten IT-Vorgaben aus Ihrem Haus haben, formulieren Sie lediglich die funktionalen Anforderungen. Eine gute Agentur empfiehlt Ihnen anhand dieser Vorgaben das passende System für Ihre Redakteure und technischen Bedürfnisse.

Wie detailliert muss die Zielgruppenbeschreibung ausfallen?

Bleiben Sie so konkret wie möglich. Grobe Angaben wie „Frauen zwischen 30 und 50 Jahren“ reichen für eine fundierte Nutzerführung (UX-Design) selten aus. Beschreiben Sie typische Herausforderungen, Informationsbedürfnisse und das Vorwissen Ihrer idealen Kunden.

Gehören sensible Unternehmensdaten in die Konzept-Unterlagen?

Um eine fundierte Analyse des Ist-Zustandes zu ermöglichen, müssen Sie Kennzahlen wie Besucherströme oder Conversion-Raten offenlegen. Bevor Sie detaillierte Leistungsdaten aus Ihren Analyse-Tools teilen, sollten Sie mit den potenziellen Partnern eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) abschließen.

Was passiert, wenn sich Anforderungen im Projektverlauf ändern?

Webprojekte sind dynamisch. Ändern sich Rahmenbedingungen massiv, wird dies über ein Change-Management-Verfahren geregelt. Neue Wünsche werden auf ihre Machbarkeit und zusätzlichen Kosten geprüft. Genau hier bewährt sich das ursprüngliche Konzept, da es den initial vereinbarten Leistungsumfang klar dokumentiert.